Versiebeheer

<WRAP center round box 90%> Goed versiebeheer is essentieel om berekeningen, besluiten en onderliggende documenten transparant, herleidbaar en audit-proof vast te leggen. </WRAP>

In Sumsonite werk je vaak iteratief: – meerdere scenario’s – verschillende projectfasen – varianten voor besluitvorming

Daarom bewaart Sumsonite alle versies expliciet. Versies worden nooit overschreven, maar altijd gekopieerd en hernoemd. Zo blijft altijd zichtbaar: - welke berekening wanneer is gemaakt, - op basis van welke aannames, - en welke versie is gebruikt bij een besluit.

Dit is van groot belang voor gemeenten, ontwikkelaars en accountants.

Elke doorrekening staat in een systeemmap op projectniveau. Deze map vormt het rekenkundige projectdossier.

Kenmerken:

• alle varianten en scenario’s blijven beschikbaar
• versies worden gekopieerd, niet overschreven
• rechten worden per project ingesteld
• de systeemmap is de *single source of truth*

Bij elke doorrekening leg je projectgegevens vast, zoals:

• projectnaam en deelgebied
• projectfase en versietype
• jaar en prijspeil
• opdrachtgever en maker

Deze metadata wordt gebruikt voor:

• herleidbaarheid (audittrail)
• filtering en groepering in dashboards
• bestuurlijke en managementrapportages

Sumsonite slaat zelf geen documenten op, maar verwijst altijd naar de bron.

Via de documentatiepagina kun je:

• zes vaste kernstukken vastleggen (bijv. besluiten, contracten, ramingen)
• per document een naam en hyperlink opnemen
• aanvullende documenten koppelen per kostencode in de GREX

Wanneer een document aan een kostenregel is gekoppeld, verschijnt achter die regel het label ‘doc’.

Voor documenten wordt gewerkt met een vaste opslagstructuur, bijvoorbeeld op SharePoint, Teams of een netwerkschijf:

/Projectnaam
  /01_Plannen_in_ontwikkeling
  /02_Ter_besluitvorming
  /03_Vastgesteld
  /04_Archief_historie

Belangrijk:

• documenten worden niet verplaatst tussen fases
• vastgestelde documenten blijven ongewijzigd
• oudere versies blijven raadpleegbaar in het archief

Door de combinatie van:

• systeemmappen
• versiebeheer
• documentkoppeling
• metadata
• dashboards

ontstaat een volledig transparante audittrail. Dit maakt Sumsonite geschikt voor:

• accountantscontroles
• rekenkameronderzoek
• bestuurlijke besluitvorming

<WRAP center> ← Terug naar Bestandsbeheer </WRAP>