Versiebeheer

Bestanden, versies en audittrail in Sumsonite

Versiebeheer in Sumsonite

Sumsonite is ontworpen om gebieds- en vastgoedprojecten controleerbaar, reproduceerbaar en audit-proof door te rekenen. Dat betekent dat niet alleen de actuele uitkomst belangrijk is, maar juist ook: varianten, scenario’s, besluitmomenten en onderliggende documentatie.

Wat levert dit op?
Een sluitende audittrail: je kunt altijd uitleggen welke versie is gebruikt, waarom keuzes zijn gemaakt, en welke documenten de onderbouwing vormen – richting collega’s, opdrachtgever, bestuur en accountant.

Kernprincipes

Niet overschrijven: versies blijven bestaan; je kopieert en hernoemt.
Projectdossier per systeemmap: alle doorrekeningen van één project staan bij elkaar.
Besluitvorming zichtbaar: gedeelde folders zijn ingericht langs het proces.
Documenten herleidbaar: koppeling op projectniveau én per kostencode (doc-label).
Metadata als ruggengraat: filtering, dashboards en consistentie.

Gedeelde folders (processtructuur)

De mappenstructuur volgt de uitwerkings- en besluitvormingsfases. Zo kun je altijd terugvinden welke stukken bij welke fase en welk besluitmoment horen.

4. Externe opslagstructuur (cloud/schijf)

Richt je opslag zo in dat documenten door alle uitwerkingsfases heen transparant blijven, zonder dat de geschiedenis verdwijnt.

/Projectnaam
  /01_Plannen_in_ontwikkeling
  /02_Ter_besluitvorming
  /03_Vastgesteld
  /04_Archief_historie

Belangrijke regels:

Documenten bij voorkeur niet verplaatsen tussen fases; kopieer wanneer nodig.
Vastgesteld blijft ongewijzigd (read-only in beheer).
Archief/historie blijft raadpleegbaar voor reconstructie en audit.

1. Systeemmap: het projectdossier

Elke doorrekening in Sumsonite staat in een systeemmap op projectniveau. Dit is het rekenkundige projectdossier waarin alle versies, varianten en scenario’s van dat project samenkomen.

Alle doorrekeningen blijven beschikbaar (initiatief, werkversies, besluitvarianten, vastgesteld).
Versies worden expliciet gekopieerd en hernoemd (geen overschrijven).
Rechten en eigenaarschap kunnen per project worden ingericht.

2. Gedeelde folders: besluitvorming transparant

De gedeelde folders zijn opgebouwd in lagen:

Laag 1: fase (01 plannen, 02 ter besluitvorming, 03 vastgesteld, 04 archief/historie)
Laag 2: besluitmomenten (bijv. VO-besluit, kredietbesluit, actualisatie)
Laag 3: projecten (met alle bijbehorende rekenbestanden en onderbouwing)

Dit ondersteunt een heldere audittrail: je ziet in één oogopslag welke versie “waar thuishoort” in het proces.

Projectgegevens & metadata

Metadata (fase, versietype, jaar/prijspeil, maker, opdrachtgever) geeft context aan de berekening en wordt gebruikt om te groeperen en filteren in dashboards.

3. Documentatiepagina: koppelen van onderbouwing

Sumsonite bewaart zelf geen documenten, maar werkt met hyperlinks naar bronbestanden in jullie opslagomgeving (SharePoint/Teams/netwerkschijf).

6 kernplekken
Op de documentatiepagina kun je zes belangrijke projectdocumenten vastleggen. Elk document krijgt een omschrijving en een hyperlink.

Per kostencode koppelen
Daarnaast kun je per kostenregel in de GREX een document koppelen. Als dat gedaan is, verschijnt achter de kostencode het label ‘doc’.

Documentatiekoppeling (6 kernvelden + doc-label)

Voorbeeld van een gekoppeld document: een leesbare omschrijving met hyperlink, plus optioneel het volledige webadres.

5. Beheer & bewaartermijnen

Documentbeheer is onderdeel van de audittrail. Spreek intern af:

wie eigenaar is van projectdossier en opslagstructuur;
wanneer documenten “vastgesteld” zijn en niet meer wijzigen;
welke bewaartermijnen gelden (gemeentelijk of organisatiebreed);
dat je geen documenten verwijdert zolang ze via hyperlinks aan actieve of vastgestelde versies hangen.

Praktische tip:
Bij opschonen: eerst links in Sumsonite aanpassen/verwijderen, dan pas het bronbestand opschonen. Zo voorkom je dode links.

6. Hyperlinks & leesbaarheid

Gebruik altijd een hyperlink naar de definitieve opslaglocatie. Bij lange URL’s kun je een korte omschrijving tonen en desnoods een URL-verkorter gebruiken.

Gratis URL-verkorters: Bitly, TinyURL, Rebrandly

← Terug naar Sumsonite (menu)